Kosten voor startende horecaondernemers

Een horecaonderneming begin je niet zomaar. Als ondernemer wil je voorkomen dat je door onverwachte kosten later in de financiële problemen komt. Daarom is een goede voorbereiding cruciaal. Wat voor kosten kan een starter bijvoorbeeld verwachten bij de aanschaf van keukenapparatuur? En met welke verzekeringen en vergunningen krijgt een beginnende ondernemer te maken? Dit en meer lees je in dit artikel over het starten van een horecazaak.

Dat ondernemers nog altijd kansen zien, blijkt wel uit cijfers van het CBS. Op 1 januari telde Nederland ruim 72 duizend horecavestigingen, de stijgende trend van de afgelopen jaren zet daarmee door. En volgens een trendrapport van de Kamer van Koophandel (KVK) groeide het aantal starters in de horeca in juli met 13%, ten opzichte van een jaar eerder.

Jos Klerx is sectormanager horeca bij de Rabobank. Hij richt zich op alle trends en ontwikkelingen in de horeca, een sector waarin het volgens hem draait om ontmoeten en beleven. Volgens hem is er voor een goed concept altijd ruimte. Toch waarschuwt hij voor opportunisme. “Veel ondernemers overschatten zichzelf. Ze schatten hun opbrengsten te hoog in en hun inkomsten te laag.” Daarom adviseert hij altijd een goed businessplan te maken. “Dat geeft houvast.”

De algemene kosten voor het beginnen van een horecabedrijf

Het is belangrijk om bij het openen van een restaurant of café rekening te houden met opstartkosten. De meeste zijn vanzelfsprekend zoals vaste lasten als de huur of het aanschaffen van een nieuwe keuken. Andere wat minder, bijvoorbeeld het geld dat je kwijt bent aan reserveringssoftware of de kosten van marketing.

Hoeveel geld je gemiddeld kwijt bent om op te starten is lastig te bepalen. Klerx: “Het hangt helemaal af van het concept van je zaak. Voor een snackbar is niet zoveel nodig, aan een bakwand voor de keuken heb je al genoeg. Maar als je een hippe cocktailbar wilt beginnen zal je een stuk meer uitgeven.” Anders dan bijvoorbeeld bij een afhaalrestaurant is het voor een lunchroom belangrijk dat er wordt geïnvesteerd in een goed reserveringssysteem.

Volgens Klerx is het cruciaal om te investeren in personeel. “Medewerkers zijn het visitekaartje van je zaak”, legt de sectormanager uit. “En daarmee je belangrijkste asset voor een goede omzet. Het is vanzelfsprekend dat je meer hebt aan ervaren personeel dan aan starters. Daarom mag het best wat kosten.”

Om beginnende ondernemers te helpen maakte Lightspeed, een bedrijf dat ondernemers ondersteunt met digitale oplossingen als kassasystemen, een lijst met de grootste kostenposten. Over de gemiddelde kosten van een horecapand schrijft Lightspeed het volgende: “Als je een pand koopt, moet je rekenen op een aanbetaling van 10% tot 20%. Voor een ruimte met een koopprijs van 1 miljoen euro komt dat neer op een aanbetaling van 100.000 tot 200.000 euro.”

De belangrijkste vergunningen op een rij 

Als startende horecaondernemer krijg je te maken met verschillende wetten en regels en is het verplicht om bepaalde vergunningen aan te vragen. Volgens Jos Klerx hebben de meeste ondernemers hun zaken wel op orde. “De meeste vergunningen worden niet vergeten, dit zal dan ook geen tienduizenden euro’s kosten.”

Koninklijke Nederlandse Horeca (KNH) zette de belangrijkste vergunningen op een rij. Zo is er bijvoorbeeld in de meeste gemeenten de exploitatievergunning horecabedrijf nodig. “Met deze vergunning beschermt de gemeente de openbare orde, veiligheid en het woon- en leefklimaat in de omgeving van je horecabedrijf.” Omdat dit per gemeente verschilt is het altijd verstandig om contact met hen te zoeken.

Als je alcohol wilt schenken in je restaurant of café dan moet je rekening houden met een drank- en horecavergunning. “Deze is verplicht voor alle ondernemers in de horeca”, legt de KNH uit. “Dat geldt voor ondernemers die met hun zaak winst willen maken, maar bijvoorbeeld ook voor sportverenigingen die drank aan hun gasten willen schenken.”

Als je eerst nog moet starten met het bouwen of renoveren van het restaurant dan is er een omgevingsvergunning bouwen nodig. Ook deze kun je bij de gemeente aanvragen. Mochten de bouwplannen halverwege veranderen, dan raadt de KNH de ondernemer aan om een nieuwe vergunning aan te vragen.

In een aantal gemeenten is voor het voeren van een terras een terrasvergunning nodig. “Dit kan vereist worden als het terras op eigen grond staat”, zegt de KHN. Ook kan de gemeente eisen stellen aan een restaurant met een terras. Deze zijn te vinden in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) per gemeente. Hier staan ook de verplichte sluitingstijden in.

Een horecazaak starten is niet zonder risico

Het is belangrijk voor ondernemers om zich goed in te dekken door goede verzekeringen af te sluiten. De Kamer van Koophandel geeft informatie over de belangrijkste verzekeringen voor starters. Klerx raadt aan om altijd advies in te winnen bij een assurantieadviseur. “Een expert kan je inlichten over alle zakelijke risico’s die je loopt met je bedrijf en samen kun je vaststellen hoe je deze eventueel kunt voorkomen door preventie.”

Volgens Klerx hangt het af per ondernemer welke verzekering je het beste kunt afsluiten. “Als je voldoende financiële middelen hebt om tegenvallers op te vangen dan kan je er voor kiezen om bepaalde verzekeringen niet te nemen en zo kosten te besparen. Kijk in ieder geval naar alle mogelijke scenario ‘s. Wil je verzekerd zijn als het personeel van je restaurant gaat staken? Of stel je voor dat het pand van de buren in de fik vliegt. Je kunt daardoor zelf niet meer open en je draait minder omzet. Allemaal zakelijke risico’s om rekening mee te houden.”

Een ongeluk is zo gebeurd, en omdat het aantal claims ieder jaar hoger wordt, is het verstandig een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering te nemen, adviseert de KvK. “Hiermee ben je verzekerd voor risico’s van aansprakelijkheid, wanneer u, uw medewerkers, of uw producten schade veroorzaken bij anderen. Bijvoorbeeld als u een kop koffie omstoot over de laptop van een klant of als iemand wat breekt bij een ongeluk in uw restaurant.”

Als je personeel in dienst hebt is het ook goed om te kijken naar een verzuimverzekering. KHN legt uit waarom juist in de horeca het belangrijk is een dergelijke verzekering af te sluiten: “De belangrijkste oorzaken bij ziekteverzuim zijn lichamelijke klachten en onregelmatige werktijden. Medewerkers in de horeca maken veelal lange diensten waarbij ze veel fysieke inspanningen leveren.”

Dan is er nog de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Ook voor ondernemers is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Jaarlijks overkomt dit zelfs één op de tien ondernemers, blijkt uit cijfers van de KHN verzekeringen. “Voor werknemers zijn regelingen getroffen om een bepaald inkomen te behouden, maar voor ondernemers is niets geregeld. Je bent zelf verantwoordelijk voor jouw inkomen als je arbeidsongeschikt raakt.”

Horecaondernemers zijn nog meer dan andere ondernemers afhankelijk van hun bedrijfspand, maar ook van apparatuur en machines. Het kan gebeuren dat door een ongeval, bijvoorbeeld een overstroming, er geen gebruik meer gemaakt kan worden van het pand. Het is daarom verstandig om een bedrijfsschadeverzekering af te sluiten.

Zonder goed personeel, geen horecazaak

Hoe groter je restaurant of café, hoe meer personeel je nodig hebt. Daarbij krijg je natuurlijk te maken met loonkosten, deze cijfers bestaan uit het salaris en de extra kosten die daarbij komen kijken. Per werknemer betaal je bovenop het afgesproken salaris ongeveer 20 tot 30 procent van dat salaris aan extra kosten, meldt De Goudse Verzekeringen. Daar zit vakantiegeld, maar ook pensioenopbouw, een eventueel dertiende maand en reiskosten bij. Klerx: “Uiteindelijk ben je zo’n 30% van je omzet kwijt aan vaste personeelskosten.”

Daarnaast zijn er verschillende premies waaraan moeten worden voldaan. Zo zijn er de premie volksverzekeringen en werknemersverzekeringen. Dit zijn sociale verzekeringen die het personeel moeten beschermen tegen inkomensverlies. In Nederland is het ook verplicht voor de werkgever om de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet te betalen.

Werkenden hebben in Nederland recht op korting op belasting. Daarom is het verplicht voor ieder bedrijf om loonheffingen in te houden op het uitbetaalde loon. Dat betekent dat je loonbelasting en premies moet innen bij je werknemers en die vervolgens moet betalen aan de Belastingdienst.

Volgens Klerx zal je lokaal moeten zoeken als je nieuw personeel gaat werven. “Voor een vaste baan in de horeca zijn mensen over het algemeen niet bereid ver te reizen. Daarom kan je het beste een vacature plaatsen bij een lokale adverteerder. Zorg er ook voor dat je op de radar komt bij lokale media als je van plan bent om een zaak te openen. Media-aandacht kan er altijd voor zorgen dat je sollicitaties binnenkrijgt.”

Laat je goed informeren over keukenapparatuur

Een van de grootste kostenposten bij het starten van een restaurant is de aanschaf van apparatuur. De meeste keukens moeten minimaal een fornuis, oven en koelkast hebben. Daarnaast zijn er natuurlijk keukengerei en werkbladen nodig. Afhankelijk van de kwaliteit kan dit honderd tot een paar duizend euro kosten. Lightspeed zette de belangrijkste benodigdheden op een rij.

Allereerst de kook en -bakapparatuur, de basis voor iedere keuken. Denk hierbij aan ovens, maar ook een friteuse en verschillende bakplaten. Kijk goed naar kwaliteit en grootte. Kleinere apparaten betekent ook minder capaciteit, en op de lange termijn ben je dan meer geld kwijt.

Uiteraard is er ook apparatuur voor koeling en opslag nodig. Ingrediënten moeten immers op een veilige en hygiënische manier bewaard geworden. Bedenk goed hoeveel voedsel of drank het restaurant nodig hebt, en houdt hier rekening mee bij de aanschaf van koelingen en vriezers.

Dan is er nog apparatuur voor het bereiden van voedsel en ook het keukengerei moet niet vergeten worden; messen, het bestek en potten en pannen. Hygiëne is zeer belangrijk voor de voedselindustrie en daarom is het ook verstandig om te investeren in schoonmaakapparatuur.

Bepaalde apparatuur aanschaffen kan ook gevolgen hebben voor andere kosten. “Wie kiest voor meer geautomatiseerde apparatuur, heeft weer minder personeel nodig”, legt Klerx uit. Zijn advies is om je zo breed mogelijk te laten informeren. “Zorg dat je vakbeurzen afloopt en gedegen onderzoek doet. Het kan nooit kwaad om je te laten adviseren door verschillende partijen.”