Financieel specialist Maikel Lindewegen: 'Wel omzet, nauwelijks winst? Dan kloppen je cijfers niet'

Salarisonderhandelingen, bruto uurlonen die ver boven de nieuwe horeca cao-tarieven uitkomen, fors gestegen inkoopprijzen voor f&b, energielasten, uitgestelde belastingen, maar daartegenover volle zaken met hoge omzetten. En toch maken horecaondernemers zware tijden door. Maikel Lindewegen van 402 Financiële en administratieve begeleiding, de horeca-accountant van Nederland, vindt dat niet zo gek. “Je verdient pas geld als je je cijfers écht op orde hebt.”

Tekst: Kristi Houtkamp

Foto's: o.a. Lars Verkroost

De gast zoekt graag de horeca op. Veel zaken zitten vol. Straks opent ook het terrasseizoen, wat ondernemers extra omzet oplevert. Toch zijn er zorgen over de winstgevendheid van de sector. Hoe komt het dat veel horecaondernemers in zwaar weer zitten? “Omzet is nog geen winst. Ondernemers focussen te veel op het maken van omzet en wijten het uitblijven van winst vooral aan de hoge kosten voor personeel, inkoop, energie, etc. Het echte probleem ligt niet aan de voorkant, maar aan de achterkant, de administratieve kant.

Ondernemers weten niet waar de verbeterpunten in hun organisatie liggen terwijl juist dáár het meeste gewin te behalen is. Iedereen praat elkaar na door te mopperen over alle stijgende kosten, maar als er gericht vragen gesteld worden over het bedrijf staan ze met de mond vol tanden of geven ze uit schaamte maar een verkeerd antwoord.”

Noem eens een voorbeeld?

“Zorg voor maandelijks gecontroleerde cijfers! Dat is topprioriteit. Bij acht van de tien horecazaken wijkt de praktijk volledig af van de theorie. Waarom? Omdat acht van de tien ondernemers de theorie niet in kaart heeft. Hoe kun je dan weten of jij, samen met je medewerkers, alles goed in de praktijk brengt? Klopt de portionering van de keuken, wordt alle drank aangeslagen, klopt de hoeveelheid wijn in een glas, worden eventuele amuses meegecalculeerd? Antwoorden zijn er altijd te over: personeel heeft het te druk, geen tijd om maandelijks te stocken en we werken al zo hard.

Dat klopt allemaal omdat je feitelijk niet weet wat je aan het doen bent. Tuurlijk lever je een schitterende gastervaring, maar schitterende winst blijft uit, vooral in de huidige tijd. Werk aan de inzichtelijkheid in jouw eigen bedrijf. Op die manier verdien je eenvoudig vele procenten en hoeven prijsverhogingen niet het enige antwoord te zijn.”

Om hoeveel geld gaat het?

“Schrik niet. Een horecagroep met drie restaurants in het oosten van het land liep hierdoor alleen al op de drankengroep laag btw 90.000 euro per jaar mis (feitelijk dus ook 90.000 euro winst). Omzet die de gast gewoon zou hebben betaald, want besteld en geconsumeerd, maar die simpelweg vergeten was aan te slaan op de kassa. De ondernemer was blij met zijn 75% marge die zijn cijfers aangaven en rekende zich rijk. Uit de theorie bleek echter dat de marge eigenlijk 81% moest zijn ...

Gemiddeld bleken er, enkel op deze kleine productgroep frisdrank/water, in zijn drie zaken dagelijks gemiddeld veertig flessen water niet te worden aangeslagen. Dit komt natuurlijk door de drukte en de hectiek, maar veertig flessen water per dag maakt bijna 15.000 flessen per jaar en dat tegen een prijs van 6 euro per fles maakt 90.000 euro. Weg winst!”

Wat betekent dat in de praktijk?

“Ondernemers moeten een professionaliseringsslag maken. Begin met je administratie zodat je precies weet aan welke touwtjes je moet trekken. Daarna volgt, met deze kennis, het aansturen van je personeel. Leid ze op. Leer ze alle bestellingen digitaal te verwerken. Leer ze ook hoeveel wijn er maximaal in een glas gaat. Hoe vaak gebeurt het niet dat medewerkers te veel wijn in een glas schenken? Weet je wel wat dat jou kost?

Leer je personeel dat niets gratis is. De gast gebruikt immers een stoel, zit aan tafel in een verwarmde zaak, geniet van de sfeer en wordt bediend. Dat moet je personeel snappen. In een sterrenzaak of een fine dining-restaurant zijn de amuses ook niet van het huis.”

Nog meer tips?

Geen horecazaak is hetzelfde. Voor een drukke zaak is het bijvoorbeeld handig om te werken met een vaste barkeeper; alleen hij geeft de drank uit en alleen als daar een bon voor komt. Echt, dat betaalt zich uit. Kijk maar naar de keuken: daar werkt het team uitsluitend met bestellingen die via schermen en/of printbonnen binnenkomen. Geen gerecht gaat de keuken uit zonder dat het is aangeslagen.

Stuur een nieuwe medewerker niet zomaar de vloer op. Laat hem meelopen met een ervaren kracht, die vervolgens aan tafel uitlegt dat hij een nieuwe medewerker inwerkt. De gast zal een foutje sneller accepteren. Denk niet: dat kost me geld. Integendeel: de nieuwe medewerker maakt na een goede inwerkperiode geen fouten en gasten komen graag terug omdat de bediening zo goed is.”

Prijzen doorberekenen móet!

Het is lang niet altijd mogelijk om de fors hogere kosten van inkoop en personeel bijvoorbeeld, volledig door te berekenen aan de gast, menen veel horecaondernemers. Onzin, vindt Maikel Lindewegen. “Je moet. En de gast begrijpt het. Alles wordt immers duurder. Zolang je maar een toegevoegde waarde biedt, betaalt hij de rekening.” Binnen een horecaexploitatie valt 60% van de omzet onder de noemer inkoop en personeel. De verdeelsleutel was in doorsnee horeca ongeveer 25% inkoop en 35% personeel en veel ondernemers hebben het al over 20/40. Dit betekent dat de inkoopwaarde nog maar 20% van de consumentenprijs excl. btw kan zijn.

“Wie marge wil draaien, moet dus wel de prijs van die tournedos of dat kopje koffie flink verhogen.” Denk ook aan een abonnement op een organisatie die gezamenlijk inkoopt, tipt Lindewegen. “Steeds meer ondernemers sluiten zich hierbij aan. Het kost je maandelijks een paar honderd euro, maar het levert je minimaal 5 tot 10% inkoopvoordeel op. Bij drie ton inkoop betekent dit 30.000 euro voordeel, waar je – letterlijk – helemaal niks voor hoeft te doen. Maar ook daarin zijn negen van de tien ondernemers eigenwijs: ‘Ik heb de scherpste prijzen ...’

Ondernemers moeten dus back office aan de bak?

“Juist. Hands-on de leiding nemen. De hele organisatie doorspitten, maar dat kan pas als de administratie op orde is. Uiteindelijk moet de winst-en-verliesrekening kloppen. Die laat zien hoe je ervoor staat en waar je moet bijsturen. Daarom: controleer die winst- en verliesrekening elke maand én doe dat nauwgezet. Check of ook de inkoopfacturen van het laatste weekend van de maand zijn verwerkt en de voorraadmutaties.

Het gebeurt zo vaak dat die vergeten zijn en dan klopt je resultaat gewoon niet. Ook slaan sommige ondernemers zich op de borst met teksten als: ‘Ik heb op de vijfde van de maand mijn cijfers al’. Bestaat gewoon niet, is onmogelijk. Je moet immers je parttimers nog betalen en ook die laatste of extra inkoopfacturen nog boeken.”

Is dat niet de basis van ondernemen?

“Zou je denken. De horecaondernemers die dagelijks bezig zijn met hun theoretische kostprijscalculaties, zijn op één hand te tellen. Wie dat wél doet, weet op tijd dat hij moet bijsturen op zijn prijsniveau: morgen de prijzen omhoog en dagelijks de personeelsplanning bijsturen en waarschijnlijk overmorgen, volgende week of volgende maand opnieuw. En dat hij bijvoorbeeld zijn chef op het matje moet roepen omdat die te grote porties serveert, te veel room gebruikt of voor te dure toppings kiest. Peanuts? Duik er maar eens in.

Er bovenop zitten loont, écht! Helaas schieten de koksopleidingen en hotelscholen hierin tekort. Leren koken, dát leer je, maar leren rekenen, ho maar …! De meeste horecaondernemers zijn selfmade men én eigenwijs. Wie zich niet in alle facetten van het ondernemerschap verdiept, krijgt of heeft het nu in 2024, na de coronaperiode, heel moeilijk. Je moet terug naar de rekentafel.”